Votre situation :

• Vous recevez plus de 500 factures de frais généraux par mois, et l’organisation de votre société nécessite de les faire valider. Vous voulez sécuriser votre processus de mise en règlement.

• Vous avez une structure multi-sites et vous souhaitez centraliser la réception des factures pour gagner en efficacité.

• Vous êtes soumis à des contraintes d’audit, et vous voulez un outil qui permette de superviser efficacement vos procédures comptables.

• Vous souhaitez optimiser votre chaine comptable.

Notre offre de services : Externalisation et e-Procurement

Analyse et développements :

Nos équipes comptables et techniques analysent vos besoins et vos procédures existantes. Nous rédigeons un cahier des charges précis et documenté, pour ajuster notre prestation à votre organisation. Nous vous proposons un cahier de procédures comptables qui décrit l’affectation de vos factures.

Nos experts-comptables valident les solutions élaborées ensemble.

Notre équipe de développeurs vous accompagne tout au long de notre collaboration pour toute demande spécifique.

Traitement comptable :

Notre équipe comptable, encadrée par des experts-comptables, vous propose :

• L’ouverture de votre courrier. (Nous mettons à votre disposition une boite postale à votre nom.)

• La numérisation de vos factures.

• La comptabilisation et l’indexation selon vos règles comptables et les lois en vigueur.

• Le règlement de vos fournisseurs. (Dès réception de votre validation, nous opérons les règlements des fournisseurs à échéance.)

• La hotline fournisseur. (Nous assurons le premier niveau de réponse auprès de vos partenaires)

• L’archivage physique ou la réexpédition de vos documents.

Formation :

Nous assurons la formation de vos utilisateurs afin de garantir une mise en place rapide et efficace. Nous sommes centre de formation agréé, vous bénéficiez ainsi de financements privilégiés.

Témoignage Warner Music

Warner Music a choisi Compta-Expert et le logiciel Compta.com

« Plusieurs choses nous ont séduit dans ce projet. Compta.com est un logiciel de gestion comptable, que nous avons pu facilement adapter à notre besoin. Nous avons défini un processus électronique de circulation de commandes, couplé à un processus de traitement des factures. Les données comptables issues de ces factures sont intégrées en fin de chaîne dans notre ERP.

OUVRIR LE COURRIER, NUMÉRISER, RECONNAÎTRE, PAYER...

« La société Compta-Expert réalise toutes les tâches de notre ancien service comptable : elle réceptionne les factures, les comptabilise, nous demande de les valider et effectue le paiement ! Pour que cela fonctionne, chaque facture est numérisée, puis lue à l'aide d'un OCR. La comptabilisation s'effectue en rapprochant les factures des commandes, ce qui a apporté énormément de rigueur dans notre travail d'achat. La validation repose sur les règles liées aux montants et aux services. Chacun de nos acheteurs peut consulter en ligne l'image de la facture numérisée. La traçabilité forte, grâce à ce workflow, nous permet de nous mettre en conformité avec les lois Sarbanes-Oxley. Le règlement des factures est enfin effectué par ComptaCom, à partir d'un compte bancaire spécifique, que nous approvisionnons en conséquence. »

UN PRIX DE REVIENT DIVISÉ PAR QUATRE

« Nous avons grâce à ce système réalisé de substantielles économies, en concentrant l'activité de notre entreprise sur notre métier d'édition. Les technologies mises en oeuvre apportent une vitesse dans l'enchaînement des tâches, tout en s'intégrant parfaitement dans notre SI : finies les factures perdues, finis les bureaux encombrés ou les longues recherches en salles d'archives. Tout est numérisé et en ligne. La mission de Compta-Expert va jusqu'à la conservation du papier et sa destruction. »

Loi LME et délais de règlement

Votre contexte :

La loi de modernisation de l’économie (LME) impose de nouveaux délais de règlement plus courts, et un taux de pénalité plus élevé en cas de dépassement.

Vos Enjeux :

Pour pouvoir diminuer votre délai de règlement, tout en conservant votre procédure de validation, vous devez dématérialiser votre flux entrant de factures. Ainsi vous accélérez leur validation et donc leur mise en paiement. Vous évitez les relances de vos fournisseurs, les litiges ou pire les pénalités coûteuses !

Objectifs :

Garantir une validation sous 30 jours.

Diminuer le nombre de litiges.

Augmenter votre pouvoir de négociation.

Notre réponse :

Avec Compta.com, vos factures sont numérisées et circulent à travers un processus de validation dématérialisé. Le parapheur devient alors électronique ! Compta.com relance régulièrement les signataires et permet de pallier leurs absences avec un système de délégation. Comme vous pouvez contrôler l’émission de vos commandes dans Compta.com, vous garantissez une facturation en corrélation avec vos attentes, et par conséquent vous diminuez le nombre de litiges.

Sarbanes-Oxley (SOX) et Loi de sécurité financière (LSF)

Contexte :

Les entreprises soumises aux lois Sarbanes-Oxley (SOX) ou la loi de sécurité financière (LSF) doivent mettre en œuvre des processus financiers et pouvoir les suivre. Il faut donc pouvoir tracer la prise de décision de mise en paiement des factures.

Enjeux :

Vous voulez être sûr que votre organisation respecte les lois et les procédures associées. Vous souhaitez limiter le temps consacré à l’encadrement de vos auditeurs et les rendre autonomes.

Objectifs :

Respecter les règles de séparation des pouvoirs.

Gagner du temps consacré aux audits.

Notre réponse :

Compta.com vous permet de faire circuler des commandes (ou engagement de frais) et des factures numérisées à travers des processus rigides. Vous gardez la main sur les pouvoirs de signature, et vous séparez complètement les rôles entre les signataires et les comptables. Vos auditeurs sont autonomes et peuvent vérifier aisément les signatures.

Réduire et maîtriser vos coûts comptables

Contexte :

Le contexte économique vous pousse à revoir vos coûts de traitement de vos frais généraux. Vos budgets sont diminués. Vous devez améliorer votre rentabilité.

Enjeux :

Comme beaucoup, vous avez constaté que de la réception à son règlement une facture d’achat vous coûte entre 15 et 20 €. Vous souhaitez profiter d’un départ en retraite ou d’une autre opportunité pour étudier l’externalisation comptable. Vous souhaitez rendre le coût de traitement variable tout en maitrisant votre comptabilité. Vous voulez vous libérer des contraintes de recrutement, de formation et de suivi du personnel.

Objectifs :

Rendre variable le coût de traitement comptable.

Maitriser ce coût pour pouvoir le faire diminuer.

Sécuriser votre service comptable.

Notre réponse :

Compta-Expert vous apporte non seulement des moyens techniques mais aussi un engagement de résultats. Vous mettez en œuvre avec nos experts-comptables votre service comptable externalisé : ouverture de courrier, numérisation, comptabilisation, rapprochement avec les commandes, règlement des fournisseurs, archivage physique. Notre facturation se fait à la facture traitée. Il vous suffit alors de diminuer leur nombre et le nombre de fournisseurs pour rationaliser les coûts.

En 2010, nous avons réglé pour plus de 35 millions d’euros pour le compte de nos clients.

Surveiller votre trésorerie

Contexte :

Le contexte économique vous pousse à suivre avec plus de précision votre trésorerie. Vous calculez votre encours fournisseur en vous basant uniquement sur les factures entrées en comptabilité. Et le délai de saisie en comptabilité est top long et ne vous permet pas de fiabiliser vos arrêtés mensuels.

Enjeux :

Vous souhaitez mieux anticiper vos dépenses pour gérer plus précisément votre trésorerie. Vous voulez améliorer votre visibilité financière.

Objectifs :

Réduire à 3 jours maximum l’entrée en comptabilité d’une facture reçue

Avoir une visibilité sur vos dépenses de frais généraux à 5 mois

Intégrer les FNP en automatique dans votre clôture.

Notre réponse :

Avec Compta.com, et le service d’externalisation comptable associé que nous réalisons, nous garantissons un délai de 3 jours ouvrés pour la comptabilisation et la mise en validation de vos factures. Vous pouvez opter pour la mise en œuvre d’un processus d’émission de bons de commandes (ou engagements de frais). A l’issu de ce processus, les commandes sont intégrées dans votre clôture mensuelle.

Fonctionnalités du logiciel Compta.com

Logiciel SaaS (Software as a Service) :

Fonctionnalités :